LETTER-WRITING 2. Az első részben megnéztük, hogyan kell baráti hangvételű levelet írni. Most térjük át a hivatalos levélre, és nézzük meg, ebben az esetben milyen szabályokra kell figyelnünk!

Mielőtt megnéznénk közelebbről a szabályokat, vessünk egy pillantást egy levélmintára!

A te címed jön ide
Ide jön annak a személynek a neve /titulusa/ cégnek a neve, akihez a levél szól
Dátum: nap, hónap, év
Bevezetés
Befejezés
A te aláírásod jön ide

Nézzük először a legfontosabb formai szabályokat:

• a megszólítás után nem kell semmilyen írásjel
• a nem hivatalos levéllel ellentétben, itt NEM LEHET összevont alakokat használni (it's, we're, didn't, stb.), csak rendesen külön írva: DO NOT, IT IS, stb.
• ha nem ismered a személyt, akinek írsz, akkor a megszólítás: 'Dear Sir or Madam' és a levelet a következőképpen fejezd be: 'Yours faithfully' (Amerikai angolban: 'Sincerely yours' vagy 'Truly yours')
• Ha tudod a nevét a személynek, akihez írsz, akkor így szólítsd meg: 'Dear Mr/Miss/Ms/Mrs Williams' és így fejezd be: 'Yours sincerely' (Amerikai angolban: 'Sincerely yours' vagy 'Truly yours')

Íme néhány hasznos kifejezés és mondat, amiket fel tudsz használni, ha hivatalosi levelet szeretnél írni:

Az eleje és a vége Dear Sir/Madam - Tisztelt Uram/Hölgyem Dear Mr/Ms/Mrs/Miss Jones - Tisztelt Jones úr/stb ... Yours faithfully - Tisztelettel/Üdvözlettel Yours sincerely - Tisztelettel/Üdvözlettel

Válasz egy hirdetésre With reference to your advert in the current issue of ... - A ... aktuális számában megjelent hirdetésére hivatkozva ... I have read your advertisement in the July issue of ... - Olvastam hirdetését a ... júliusi számában In your advertisement you state that .... - A hirdetésében Ön azt állatja, hogy ... Could you confirm that ... - Meg tudná erősíteni, hogy ...

Hivatkozás egy levélre Thank you for your letter of December 3rd giving me information about ... - Köszönöm a december 3-i levelét, amelyben tájékoztat a ...ról

Részletek megerősítése I am writing to confirm my telephone order of this morning. I would like to order ... - Azért írok, hogy megerősítsem a reggeli telefonos rendelésem . Szeretnék rendelni ... I would like to confirm my booking of (one double room) for (three) nights, arriving on (Thursday 15th July), and leaving on (Sunday 18th). - Szeretném megerősíteni a szobafoglalásom, amely egy (két) ágyas szobára, (három) éjszakára vonatkozik, július 15-i érkezéssel és 18-i (vasárnap indulással.

Ha kérünk valamit I would be grateful if you would send me a ... - Hálás lennék, ha küldene nekem egy ... Could you possible send me ... - Esetleg tudna nekem küldeni egy ...

Ha megköszönünk valamit Thank you once again for your help. - Még egyszer köszönöm a segítségét. I would like to thank you for ... - Szeretném megköszönni a ...-t /hogy ... Thank you for ... - Köszönöm a ...-t/hogy ...

Ha panaszt teszünk I am writing to complain about ... - Azért írok, hogy panasz tegyek a ...-tal kapcsolatban. Last week I bought a ... . It is not working and I would like to return it for a full refund. - Múlt héten vásároltam egy ...-t. Nem működik és szeretném, ha a teljes árát visszatérítenék.

Hogyaan fejezzük be a levelet I hope you will give this matter immediate attention. - Remélem, hogy azonnal figyelmet tud szentelni ennek az ügynek. I look forward to hearing from you as soon as possible. - Várom válaszát amilyen hamar csak lehetséges.